Wie betaalt de bureaustoel, koffie of verwarming als je thuiswerkt? Dit zijn je rechten

Thuiswerken is niet meer weg te denken uit ons werkzame leven. Maar wat zijn precies je rechten en plichten als je thuis aan de keukentafel of op je zolderkamer zit te werken? Moet je zelf voor een goede bureaustoel, laptop of andere kantoorspullen zorgen, of hoort je werkgever dat te regelen? En wie betaalt de koffie of verwarming als je thuiswerkt?

Uit onderzoek van de Universiteit van Amsterdam (UvA) blijkt dat de meeste thuiswerkers gemiddeld twee dagen per week niet op kantoor maar thuis aan de slag gaan. De woensdag en vrijdag zijn de populairste thuiswerkdagen.

Nederland behoort tot de landen waar het meest wordt thuisgewerkt. Volgens het CBS brachten we in het derde kwartaal van 2025 gezamenlijk ruim 3.068.000 uurtjes door op de thuiswerkplek.

De kans dat je thuiswerkt, terwijl je dit leest, is dus best groot. Weet jij welke rechten jij hebt als moderne hybride werker? De belangrijkste zetten we op een rij.

1. Thuiswerkkostenvergoeding

Je hebt om te beginnen recht op de thuiswerkvergoeding. Deze is voor andere kosten die je maakt. Waar moet je dan aan denken? Bijvoorbeeld verwarming, verlichting en water- en elektriciteitsverbruik. Of bijvoorbeeld koffie, thee en toiletpapier.

Mede op initiatief van vakbond FNV is er in veel cao's een thuiswerkvergoeding opgenomen. De thuiswerkvergoeding van 2026 is maximaal 2,45 euro per dag. Over dit bedrag betaal je geen loonheffing. Houd wel in de gaten dat je per werkdag óf thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding ontvangt. Beide kan niet. Het handigste is om vaste afspraken te maken over het aantal thuiswerkdagen per week. Zo kan je werkgever er rekening mee houden en een bedrag overmaken.

2. De werkkostenregeling

Goed om te weten: de kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek hoef jij niet zelf te betalen. Denk aan een bureaustoel, computer of telefoon. Je werkgever mag niet bedingen dat hij de helft betaalt en jij de rest.

Niels van der Neut, universitair docent arbeidsrecht, voegt er wel een voorwaarde aan toe. “Dit geldt wel alleen als iemand consistent thuiswerkt, dus niet incidenteel. Als iemand bijvoorbeeld één keer per week 30 minuten thuis nog wat doet, heeft de werkgever niet zo’n verplichting. Voor het gemak houd ik altijd aan: als je gemiddeld één dagdeel (ochtend of middag) per week thuiswerkt, heeft de werkgever deze plicht. Wel is dit een uitgangspunt en geen harde regel.”

Je werkgever kan de spullen aan je uitlenen. Of hij kan de aankoop regelen via de gerichte vrijstellingen van de Werkkostenregeling (WKR). Dan betaalt je werkgever er geen belasting over.

Of het nu gaat om een fitnessabonnement, een verjaardagscadeau, een fietsplan, een bonus of een laptop voor thuiswerken: dit zijn allemaal extra’s van je werkgever die onder de Werkkostenregeling vallen. Het hoeft in de WKR niet per se om aan werk gerelateerde zaken te gaan. Maar meestal is dit wel het geval.

Zit je op een oude bureaustoel van jezelf te werken? Overleg dan eens met je baas of je een beter exemplaar kan krijgen op zijn kosten. Volgens de WKR heb je er recht op.

3. Aanvraag thuiswerken

Werk je nog niet vanuit huis maar wil je dit wel graag doen? Dan kun je een aanvraag doen bij je werkgever. Wel moet je dan aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Je werkt minimaal een half jaar bij het bedrijf (het verzoek mag dan al wel eerder ingediend worden, maar de ingangsdatum kan niet eerder dan die 6 maanden van start gaan).
• Je dient een schriftelijke aanvraag in.
• De aanvraag moet minstens twee maanden van tevoren worden ingediend.
• Het bedrijf heeft minstens 10 werknemers.

Alleen benadrukt Van der Neut wel dat je werkgever op dit gebied ook rechten heeft. “Die staat in het recht om jouw verzoek voor thuiswerken zomaar af te wijzen. Je werkgever hoeft geen reden te geven bij het afwijzen van het verzoek. Wel moet je werkgever, in geval van afwijzing, met je in overleg gaan.”

Dit overleg lijkt op het eerste gezicht zinloos omdat je werkgever niet verplicht is om met een reden te komen, maar toch is het volgens Van der Neut wel belangrijk dat het gebeurt. “De gedachten achter dit gesprek is dat je werkgever laat weten dat hij het verzoek afwijst. Op die manier gaan beide partijen in ieder geval met elkaar in gesprek. En het biedt jou de mogelijkheid om te reageren op de afwijzing.”

4. Jouw recht op privacy

Lange tijd stonden werkgevers wantrouwend tegenover het fenomeen thuiswerken. Want gaat die werknemer wel serieus aan de slag thuis? Gelukkig is dat achterhaald.

Wat je werkgever niet zomaar mag doen, is precies bijhouden hoeveel werk jij per dag doet. Het gaat dan om gegevens zoals in- en uitloggen of e-mailgebruik bijhouden. Dit mag alleen onder bepaalde voorwaarden:

• Het moet echt nodig zijn om te voldoen aan de wet (bijvoorbeeld regels over werktijden of veiligheid)
• De werknemer moet vooraf weten dat en hoe hij gecontroleerd wordt.
• Er moet een duidelijke en goede reden zijn (een “legitiem doel”).
• Het mag niet onnodig zwaar zijn: als hetzelfde doel op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt, moet de werkgever die kiezen.

Maar een werkgever mag de thuiswerkplek van een medewerker in de meeste gevallen wel controleren. De werkgever heeft namelijk een zorgplicht, zodat de thuiswerkplek voldoet aan de wettelijke normen. “De vraag is niet of er controle mag, maar welke vorm”, geeft Van der Neut aan. Volgens de expert op het gebied van arbeidsrecht zijn een aantal vormen van controle mogelijk:

• Een bezichtiging door de werkgever
• Een bezichtiging door een arbodeskundige
• Controle aan de hand van fotomateriaal
• Controle aan de hand van filmmateriaal

Uit deze regeltjes blijkt dat de wetgeving over thuiswerken verouderd is, vindt Van der Neut. “In de literatuur worden deze mogelijkheden tot controle allemaal genoemd, maar dan is wel de vraag nog of dit allemaal daadwerkelijk kan. De wetgeving gaat namelijk niet uit van de huidige omvang van thuiswerken.” Tekst gaat onder de poll verder.

Docent arbeidsrecht Van der Neut werkte mee aan een onderzoek over thuiswerken. Ondanks dat er al de nodige regels over zijn, zoals je hiervoor kunt zien, is er volgens de docent genoeg ruimte voor vernieuwing en verbetering.

Sommige regelgeving rondom thuiswerken stamt nog “uit de tijd van de jagers en verzamelaars”, vindt hij. “Toen ik in het wetboek las dat een werknemer ‘recht heeft op een kabelaansluiting op het internet’ als hij thuiswerkt, wist ik dat de wet sterk achterloopt.”

Niet iedere werknemer zal weten dat er een Arbobesluit bestaat. Dat is een uitwerking van de Arbowet, die concrete regels bevat voor werkgevers en werknemers om de veiligheid en gezondheid op het werk te garanderen. “Er zijn een aantal dingen van toepassing op thuiswerken”, zegt Van der Neut. “Ik vond het grappig om ze te lezen, omdat deze zaken inmiddels zijn achterhaald of wel heel gedetailleerd zijn, maar toch zijn het de huidige regels op dit gebied.”

Bij thuiswerken is je werkgever volgens de wet bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor:

• Aanwezigheid voldoende kunstlicht
• Aansluiting van een internetkabel

Volgens de arbeidsrechtexpert is regelgeving over de werk-privébalans voor thuiswerkers ook nog niet concreet genoeg. En dat heeft gevolgen. “Wij hebben uitgevraagd aan bijna 1500 organisaties of werknemers in de avond bereikbaar moeten zijn. Een heel groot deel gaf aan dat dit niet hoeft. Ook op de vraag of werknemers in het weekend bereikbaar moeten zijn, kregen wij hetzelfde antwoord. Toen vroegen wij als laatste of hier dan beleid over is binnen het bedrijf. Toen zei slechts een kleine 10 procent dat ze dat hadden”, zegt Van der Neut.

Op dit moment verplicht de wet alleen dat werkgevers ‘werkstress voorkomen’ en ‘psychosociale belasting beperken’. Maar er worden geen specifieke regels gegeven over bijvoorbeeld:

• E-mail of appen buiten werktijd om
• Verwachtingen bij flexibel werken (hybride werken)
• Digitale overbelasting

Volgens Van der Neut is deze onduidelijkheid niet goed. “Het risico hiervan is dat werknemers misschien wel denken dat van ze wordt verwacht dat ze snel reageren op een appje of mailtje van een collega of klant. Terwijl de organisatie dit ondertussen helemaal niet verwacht van werknemers. Hierdoor denkt de werkgever dat medewerkers voldoende rusttijd krijgen, terwijl dit in de praktijk anders zit.”

Op dit moment is thuiswerken binnen bedrijven niet heel strak geregeld, stelt docent arbeidsrecht Van der Neut vast. “Je ziet dat het informele beleid rondom thuiswerk voornamelijk is ontstaan tijdens corona. Er is toen snel gehandeld zonder langetermijnvisie, want het moest toen uit nood. De discussie over de langetermijnvisie is daarna in veel organisaties niet van de grond gekomen.”

Omdat er geen duidelijke afspraken zijn, lopen werknemers en werkgevers vaak langs elkaar heen, ziet Van der Neut. “Zo kunnen werknemers denken dat ze drie dagen thuis mogen werken, terwijl de werkgever juist verwacht dat het personeel minimaal drie dagen op kantoor aanwezig is.”

Deze informele manier van werken brengt op termijn risico’s mee, ziet Van der Neut. “Als werknemers gewend zijn om een bepaald aantal dagen thuis te werken, en dat ook werd toegestaan, dan wordt het automatisch een verworven recht voor de werknemer. Dat maakt het voor een werkgever weer moeilijker om in te trekken. Werkgevers kunnen zo’n verworven recht niet zomaar wijzigen, omdat dit een arbeidsvoorwaarde is. De werkgever moet van goeden huize komen om een arbeidsvoorwaarde eenzijdig te wijzigen, want de wet stelt daar erg strenge regels aan.”

Om duidelijk te krijgen waar werk en privé eindigen voor thuiswerkers, hoeven er wat Van der Neut betreft niet meer regeltjes te komen. “We hoeven we niet meteen te grijpen naar het wettelijk apparaat of cao’s. Het begint bij de werkgever: die moet duidelijk maken op welke tijden zij verwachten dat werknemers werken en bereikbaar zijn, en bijvoorbeeld ook een richtlijn geven hoe snel van werknemers wordt verwacht dat zij reageren op mails (denk aan binnen 48 uur op werkdagen). Daarnaast zou het mogelijk al voldoende zijn als we een keer een bewustwordingscampagne starten. Daarin laten we zien aan werkgevers en werknemers wat eigenlijk de impact is van voortdurende bereikbaarheid. Dat geldt niet alleen voor het eigen ‘smartphone-gedrag’ van de werknemer, maar ook wat zijn gedrag teweegbrengt bij collega’s.”

Van der Neut heeft al wel een aantal ideeën over hoe zo’n campagne eruit kan komen te zien “Die zou zich dan richten op zelfbewustzijn bij werknemers. Het is vergelijkbaar met verkeersveiligheid of stoppen met roken. In dit geval gaat het om een tool waarmee werknemers hun eigen bereikbaarheidspatroon in kaart brengen, vergelijkbaar met schermtijdrapportages. Dat gecombineerd met een publiekscampagne die de vraag stelt: ‘Wanneer ben je eigenlijk vrij van je werk?’.”

Bron: Werkgeversvereniging AWVN, CBS