Rotterdam wil onderzoek ICT-aanbestedingen door ACM en OM

Uit het onderzoek naar ICT-aanbestedingen van de gemeente Rotterdam in de periode 2004-2010, blijkt dat er nog meer regels en voorschriften zijn overtreden dan in de ZEMBLA-uitzending ‘Wie is de mol?’ (2 oktober 2014) naar voren is gekomen. Het Rotterdamse College van B&W  doet daarom een ‘herhaald, dringend beroep’ op de Autoriteit Consument en Markt (ACM) en het Openbaar Ministerie om nader onderzoek te doen, omdat daar “alle aanleiding toe is”.

De ZEMBLA-uitzending onthulde dat een ambtenaar van de gemeente Rotterdam, die verantwoordelijk was voor de inkoop van ICT, het ICT-bedrijf Ordina voorzag van vertrouwelijke informatie. Dat betrof onder meer de conceptbestekken van aanstaande aanbestedingen. Ordina kreeg daardoor een voorsprong op de concurrentie wat volgens het aanbestedingsrecht verboden is.

De uitzending van ZEMBLA was voor de gemeente Rotterdam aanleiding om nader onderzoek te laten doen door Concern Auditing en prof. Muel Kaptein van de Erasmus Universiteit.

Naar aanleiding van hun bevindingen schrijft het Rotterdamse College van B&W van Rotterdam in haar brief van 31 maart jl. aan de Gemeenteraad, dat er aanwijzingen zijn gevonden dat de betrokken ambtenaar, in de ZEMBLA-uitzending ‘N’ genoemd, bepaalde ICT-leveranciers een voorkeurspositie heeft gegeven. Het College schrijft ook dat de ambtenaar betrokken is geweest bij de ‘verdeling van werkzaamheden over ICT-bedrijven waarmee raamovereenkomsten waren afgesloten.’ Volgens het aanbestedingsrecht zijn zowel het bevoordelen van marktpartijen als het verdelen van opdrachten niet toegestaan.

Prof. Chris Jansen, hoogleraar Privaatrecht aan de Vrije Universiteit, is gespecialiseerd in het aanbestedingsrecht: “Uit de Feitenreconstructie van Concern Auditing blijkt klip en klaar dat bij de voorbereiding, uitvoering en afwikkeling van een aantal aanbestedingen de regels van het aanbestedingsrecht met voeten zijn getreden. Daarbij is sprake van niet-integer gedrag van de betrokken ambtenaar.”

De gemeente Rotterdam liet ook onderzoek doen naar het management van de aanbestedingen door prof. Muel Kaptein van de Erasmus Universiteit. Daaruit blijkt dat de aansturing van ICT-aanbestedingen op het gebied van integriteit ‘niet volwassen’ was, waardoor integriteitsrisico’s (corruptie, belangenverstrengeling, ongewenste beïnvloeding e.d.) onvoldoende aandacht kregen.

ACM en Rijksrecherche
Naar het handelen van de betrokken ambtenaar heeft het College van B&W van Rotterdam ook een specifiek integriteitsonderzoek ingesteld. Desgevraagd liet een woordvoerder van het College in antwoord op vragen van ZEMBLA weten hier geen uitspraken over te doen, omdat dit onderzoek momenteel nog loopt. Of de gemeente Rotterdam maatregelen tegen de betrokken ambtenaar heeft genomen, wilde de woordvoerder geen uitspraken doen.

Wel schrijft het College in haar brief aan de Gemeenteraad dat zowel de Feitenreconstructie als het integriteitsonderzoek naar de ACM en de Rijksrecherche zijn gestuurd ‘inclusief een herhaald dringend beroep dit vooral goed uit te zoeken omdat naar ons oordeel hier alle aanleiding toe is.’

In een reactie aan ZEMBLA voegt de woordvoerder van het College hieraan toe: “Het college heeft geen middelen om marktpartijen te onderzoeken en heeft ook niet de bevoegdheden die het Openbaar Ministerie heeft. De informatie uit het feitenrelaas geeft alle aanleiding bij marktpartijen goed onderzoek te verrichten. Waar wij informatie hebben gevraagd van Ordina hebben wij helaas niets ontvangen, vandaar onze oproep aan ACM en OM.”

Volgens de woordvoerder blijkt uit de Feitenreconstructie bovendien dat alle contracten tussen de gemeente Rotterdam en Ordina die inmiddels zijn verlopen “niet rechtmatig tot stand zijn gekomen.”

“Eenzijdig onderzoek”
Prof. Marcel Pheijffer, hoogleraar Forensische Accountancy, is kritisch over de Rotterdamse onderzoeken: “Het betreft een eenzijdig onderzoek aan de kant van de gemeente en ambtenaren. Maar het leert ons niets over de kant van Ordina en haar medewerkers. Het is dan ook niet meer dan een half onderzoek. Er is dan ook, zelfs de gemeente heeft dat erkend, alle aanleiding om nader onderzoek te doen, waarbij zowel de kant van de gemeente en haar ambtenaren als die van Ordina en zijn medewerkers wordt onderzocht.”

Pheijffer voegt daaraan toe: “Het verzoek van de Gemeente om nader onderzoek te laten doen door ACM en/of Rijksrecherche staat bijna haaks op de milde toon in de brief aan de Gemeenteraad. Die is er – evenals het onderzoekje van deskundige Kaptein – vooral op gericht te benadrukken dat het management binnen de gemeente geen blaam treft.”

Opmerkelijk in de Feitenreconstructie is dat Concern Auditing niet heeft vastgesteld dat de gemeente Rotterdam met bedrijven ‘gentlemen agreements’ heeft gesloten. Ook heeft Concern Auditing geen bewijs gevonden dat leidinggevenden afspraken zouden hebben gemaakt over welke bedrijven welke werkzaamheden zouden krijgen. Zowel de ‘herenakkoorden’ als de afspraken over marktverdeling bleken echter wel uit de e-mailwisselingen tussen de betrokken ambtenaar van Rotterdam en ICT-leverancier Ordina in de periode 2005-2010, waar ZEMBLA op 2 oktober jl. over berichtte.

Hoogleraar Pheijffer: “De brief van het College van B&W en het onderzoekje van hoogleraar Kaptein doen vermoeden dat er niet veel aan de hand is. Het feitenrelaas en de uitzending van ZEMBLA doen echter nog steeds anders vermoeden, “ aldus Pheijffer. Hij voegt eraan toe: “De stelling dat van een gentlements agreement niet is gebleken, gaat er bijvoorbeeld aan voorbij dat van het bestaan van een dergelijke overeenkomst door Zembla wel bewijzen zijn gevonden.”

Wat deed ambtenaar ‘N’?
Volgens de Feitenreconstructie van Concern Auditing werd de inkoop van ICT verzorgd door één ambtenaar. Deze ambtenaar, door Concern Auditing ‘de betrokken ambtenaar’ genoemd, voerde de regie over de uitvoering van de aanbestedingstrajecten. Concern Auditing noemt in haar verslag een aantal voorbeelden van aanbestedingsregels en voorschriften die door de betrokken ambtenaar zijn overtreden:

* Twee maanden voor de officiële publicatie van het bestek ‘Aanbesteding inhuur ICT-dienstverlening Oracle FIN’ in 2007 informeert de ambtenaar Ordina meerdere malen over de aanstaande aanbesteding. Ook stuurt hij een paar dagen vóór publicatie het conceptbestek aan Capgemini, dat later één van de drie partijen is waarmee Rotterdam een raamovereenkomst sluit;

* Voorafgaand aan de aanbesteding ‘Inhuur ICT-dienstverlening Techniek, Servicedesk en Functioneel beheer’, eveneens in 2007, schrijft de ambtenaar in een reactie over een concepttekst voor de website van Ordina, dat het ‘niet verstandig (is) indrukken te wekken dat een en ander al vergeven is.’

* De ambtenaar heeft gedurende de aanbesteding ‘Inhuur ICT-dienstverlening Ondersteuning’ in 2007 contact met een directielid van Ordina waarmee hij vertrouwelijke informatie deelt;

* Ten aanzien van de ‘Minitender BCC’ in 2009 blijkt dat de betrokken ambtenaar voorafgaand aan de formele offerteaanvraag aan Ordina vraagt om functieprofielen voor de minitender te leveren. Zes van de acht door Ordina per e-mail geleverde profielen worden vrijwel ongewijzigd verwerkt in de definitieve offerteaanvraag voor potentiële leveranciers;

* Tevens blijkt dat de betrokken ambtenaar ook de formele offerteaanvraag van de minitender een paar dagen voor de officiële publicatiedatum aan een directielid van Ordina verstrekt. Dit gebeurt met de door hem gebruikte term ‘confidential’;

* De betrokken ambtenaar informeert Ordina over het feit dat hun aangeboden prijs te hoog is. Uiteindelijk maakt hij prijsafspraken, zo schrijft de Concern Auditing, waardoor het Consortium Ordina (met Deloitte en Scamander) een deel van de opdracht gegund krijgt;

* Twee weken voor de officiële publicatiedatum van de ‘Aanbesteding Hosting & Beheer Oracle’ in 2009 stuurt de betrokken ambtenaar het conceptbestek per email naar de accountmanager van ICT-leverancier Interacces en naar een directielid van Ordina. In beide e-mails is het onderwerp ‘confidentieel’ en de toelichting “Graag niet op dit bericht per email reageren!” opgenomen;

* Ook is er tijdens dit aanbestedingstraject contact geweest tussen een directielid van Ordina en de betrokken ambtenaar, ‘ondanks het feit dat in het bestek voorgeschreven was dat alle contacten via de inkoper zouden lopen en dat elke beïnvloeding op welke manier dan ook leidt tot uitsluiting van deelname,’ zo schrijft Concern Auditing in haar verslag;

* Tenslotte blijkt dat de ambtenaar, ‘tegen de voorschriften in’, als tussenpersoon handelt in het proces rond het schrappen van de milieueis van deze aanbesteding.

“Niet alleen”
Hoewel de onderzoeken van Concern Auditing en prof. Kaptein geen bewijs voor niet-integer gedrag bij het management van de gemeente Rotterdam hebben gevonden, kan het volgens hoogleraar Chris Jansen niet anders dan dat ook anderen van het handelen van de betrokken ambtenaar op de hoogte zijn geweest. “Kijk naar de aanbesteding ‘Hosting & Beheer’ uit 2009, “ zegt Jansen, “Daar was volgens Concern Auditing ook het Inkoopbureau van de gemeente Rotterdam bij betrokken. Het kan niet zo zijn dat er geen terugkoppeling was tussen het Inkoopbureau en de betrokken ambtenaar. Bovendien werkte de betrokken ambtenaar in teamverband, niet alleen.”
Dat de betrokken ambtenaar veel handelingsvrijheid had noemt Jansen vreemd: “Uit de Feitenreconstructie blijkt dat Rotterdam in 2006 door de Europese Commissie in gebreke was gesteld wegens het niet naleven van de regels rond een ICT-aanbesteding. Rotterdam was dus gewaarschuwd dat er iets niet goed ging. Dan laat je nieuwe en belangrijke ICT-aanbestedingen vervolgens niet over aan slechts één ambtenaar.”

ZEMBLA: Wie is de mol? – deel 1
In deel I van de ZEMBLA-aflevering ‘Wie is de mol?’ blijkt uit de e-mailwisselingen van Ordina die ZEMBLA van een klokkenluider in handen had gekregen, dat de betrokken ambtenaar (‘N’) in 2009 vertrouwelijk en voorafgaand aan de officiële aanbesteding van een groot softwareproject het conceptbestek van die aanbesteding toespeelde aan ICT-leverancier Ordina.

Al eerder, in 2006, liet ambtenaar N aan Ordina weten dat de aanbesteding van een ander ICT-project voorafgaand aan de aanbesteding zou worden verdeeld over drie marktpartijen, waaronder Ordina. Ook dit werd door deskundigen in de ZEMBLA-aflevering geduid als een schending van het aanbestedingsrecht. Bovendien bleek uit de e-mails van Ordina dat ambtenaar ‘N’ een wederdienst van Ordina zou hebben verlangd: “Ik zal aan je denken als je in de toekomst ook maar aan mij denkt,” aldus ambtenaar N in een e-mail aan een Ordina-verkoper.

Bronnen:
- Brief College B&W aan de Gemeenteraad van Rotterdam, 31 maart 2015 ;
- ‘Verslag Feitenreconstructie Aanbestedingen ICT’, Concern Auditing 6 maart 2015 ;
- Brief prof. M.Kaptein ‘Beoordeling Managementaansturing Aanbestedingen ICT 2004-2007’ aan de gemeente Rotterdam, 18 februari 2015 .