De opiniesite van BNNVARA met actueel nieuws en uitgesproken meningen

De aanbestedingen-gekte

Opinie

•

08-05-2018

•

leestijd 5 minuten

•

cc-foto: FirmBee

Langzaam is deze praktijk doorgedrongen tot de kleinste opdrachten bij lagere overheden. Ik vraag me af of aanbesteders in de gaten hebben waar ze mee bezig zijn

Het fenomeen ‘aanbesteding’ vindt meer en meer plaats. Ooit is dit vermoedelijk bedacht om vriendjespolitiek tegen te gaan en om eerlijke prijzen te krijgen voor geleverde diensten. Dan gaat het om grote opdrachten in de bouw, om de levering van partijen goederen, zoals koffiemachines, of het gaat om diensten, zoals een verhuizing van een bedrijf. Langzaam is deze aanbestedingspraktijk doorgedrongen tot de kleinste opdrachten bij lagere overheden, waarbij de tijd en energie die geïnvesteerd wordt, niet meer in verhouding staat tot wat er verdiend èn geoogst kan worden. Ook worden zzp’ers en mkb’ers tegen elkaar uitgespeeld. Ik vraag me af of aanbesteders in de gaten hebben waar ze mee bezig zijn.

Zo kreeg ik van een -niet nader te noemen- gemeente telefonisch de vraag om een offerte uit te brengen voor een communicatietraining aan een team, waarin het ging om beter omgaan met feedback. Deze gemeente kondigde dit aan als een ‘onderhandse aanbesteding’. Ze vroegen drie partijen om een offerte en vervolgens gingen ze met elke partij een uur praten, waarbij drie vertegenwoordigers van deze gemeente aanwezig zouden zijn, om te kijken of er een ‘klik’ was. Ik vroeg of het om een trainingstraject ging? Nee, het ging om een training van één dag… Drie aanbieders moesten dus een ruime halve dag investeren, om één dag werk te krijgen. Ofwel: we konden maar een halve dag hieraan verdienen. De tijd voor het maken van de offerte en gesprek werden niet vergoed. Ook verwonderde ik me over het aantal arbeidsuur dat de gemeente hierin investeerde vanuit hun medewerkers.

Overwegend dat ik het communicatietrainingswerk aan het uitbreiden ben en dat een gemeente wel eens een grotere opdrachtgever zou kunnen zijn, besloot ik het maar te doen. Er wordt steeds vaker gesproken over ‘the race to the bottom’: zzp’ers concurreren elkaar de tent uit tegen bodemprijzen die niet meer getuigen van enig zelfrespect…, maar ja, je hebt ook je vaste lasten.

De gemeente had een ‘programma van eisen’ dat bestond uit drie kantjes A4. Dat heb ik bestudeerd, vervolgens met enthousiasme voor de inhoud een trainingsprogramma uitgedacht en er een passend prijskaartje aan gehangen. Dat moest ik allemaal goed verwoorden en netjes lay-outen in een offerte; dit kostte me anderhalf uur. Vervolgens werd ik uitgenodigd voor de afspraak. Daarbij informeerde ik of mijn offerte kansrijk was, want het leek vanuit deze gemeente allemaal procedure en ik ga geen gesprekken voeren als een andere offerte al de voorkeur heeft. Mijn offerte was kansrijk, dus ik ging naar de afspraak toe.

Normaal gesproken als ik voor een opdracht wordt benaderd, voer ik een oriënterend telefoongesprek. Indien vraag en aanbod op elkaar aansluiten, maak ik een offerte. Indien akkoord ga ik soms op bezoek bij de klant om de opdracht nader voor te bespreken. Dan begint dus het betaalde werk. Een dagvoorzitterschap op een congres vereist een goed voorgesprek, bij een standaard training van een dagdeel of enkele dagdelen is dat niet nodig, dan volstaat afstemming per mail en telefoon. Als het een heel trainingstraject is, ga ik wel weer op voorgesprek. Zo’n voorgesprek is opgenomen in de offerte. Uiteraard zit er altijd een stukje onbetaald werk in ondernemerschap, wat bestaat uit verkennen, aftasten, concreet maken en een besluit nemen, waarbij je het vertrouwen krijgt van de opdrachtgever. Ik besef goed dat de opdrachtgever altijd een risico neemt. Ik bedank daarom na een opdracht ook dikwijls voor het gekregen vertrouwen.

Voor grote opdrachten ga ik wel vóór het gekregen akkoord onbetaald op voorgesprek. Dan besluit ik tijd=geld te investeren om een grote opdracht mogelijk te krijgen. Maar voor een training van één dag…? Ik bleef me verwonderen en bleef hopen op meer werk bij deze gemeente.

Aldus zat ik daar, tegenover drie mensen met een betaalde baan, inclusief vakantiegeld, pensioen, arbeidsongeschiktheidsverzekering. Ik als zzp’er, met mijn inspiratie en enthousiasme en eindeloos doorzettingsvermogen. Drie hbo-diploma’s op zak + een geheel zelf betaalde communicatie-studie van drie jaar erbij, evenals een bak ervaring, zowel in werk als levenservaring. En nooit ziek, alleen in de kerstvakantie, als toch niemand van mijn diensten gebruik maakt.

De eerste vraag was: ‘Vertel maar, waarom moeten we voor jou kiezen?’ Ik stelde voor om ons eerst aan elkaar voor te stellen. Wie waren die mensen die ik tegenover me had, met termen onder hun e-mails als ‘procesregisseur ontwikkeling’ en ‘teammanager publiekscontacten’, ‘medewerker team services’. Er ontstond daardoor een prettige sfeer van uitwisseling.

Vervolgens lichtte ik mijn idee toe, met voorbeelden van mijn aanpak getoond in mijn laptop aan de hand van hand-outs van eerdere trainingen. De essentie van de inhoud kwam duidelijk ter tafel. Ook mijn voorkeur voor de vorm van de training werd besproken, niet één dag met 17 mensen, maar liever vier dagdelen met de helft van de groep, zodat ieder individu beter aan bod zou komen. Daartoe deed ik een bedrag van mijn dagdeelprijs af, om het betaalbaar te houden.

Ik lette tijdens het gesprek op dat ik niet te veel praatte; ik kan nog wel eens meegesleept worden door mijn enthousiasme. Aan het eind slaakte ik een zucht, omdat ik mijn best had gedaan mijn energie in toom te houden.

Deze drie mensen hadden een duidelijk beeld van mijn aanpak en opzet, ze schudden mij vriendelijk de hand en iedereen ging tevreden uit elkaar. Ik vermoedde dat er niet veel mis kon gaan wat betreft het krijgen van deze opdracht, maar je weet nooit…

Het geheel, inclusief reizen, kostte mij 3,5 uur + de tijd gespendeerd aan de offerte maakte vijf uur, al meer dan een halve dag, om deze éne dag werk te krijgen…

Aan het eind van de dag kreeg ik een telefoontje dat ik het niet geworden was, mijn aanpak en opzet waren heel helder en prima, maar het leek alsof ik de opdracht niet heel erg graag wilde. Ook die zucht aan het eind…, dat wekte de indruk alsof ik er niet echt zin in had.

Kortom: mijn aanbod was vakmatig prima, maar iemand anders, die wellicht iets hoger van de tafel had geblazen tijdens het gesprek, kreeg de opdracht. Beide aanbieders waren dus goed genoeg geweest en hadden allebei op basis van vertrouwen deze opdracht –volgens de procedure die ik hierboven beschreven heb- prima kunnen doen. Waarom ons tegen elkaar uitspelen op millimeters?

De interpretatie van die zucht is allesbehalve wat zij dachten dat het was. Alles wat ik doe, doe ik uit intrinsieke motivatie. Veel wordt daarbij feitelijk onderbetaald, of ook niet betaald, omdat ik daarvoor kies, zoals bijvoorbeeld het schrijven van dit stuk.

Voor mij was dit, met al mijn diploma’s en ervaring, een beschamende ervaring, vernederend zelfs. Een collega van mij zei dat deze gemeente zich moet schamen. Ik vermoed dat deze mensen zorgvuldig willen zijn, wat prima is, en dat ze zich niet realiseren hoe het voor ons, kleine ondernemers is. Beste gemeentelijk medewerkers: dit gaat te ver, niet alleen in wat je vergt van kleine ondernemers, maar ook wat betreft de tijd = geld-investering die je als kleine overheid doet.

Dus (semi- )overheidsinstanties: krab je achter de oren en hanteer de aanbestedingen-gekte met wijsheid, wat inhoudt: alleen bij grote opdrachten.

Meer over:

zzp'ers, opinie, economie, leven

Praat mee

onze spelregels.

0/1500

Bedankt voor je reactie! De redactie controleert of je bericht voldoet aan de spelregels. Het kan even duren voordat het zichtbaar is.

Reacties (14)

Sorteren op:

Uitgekleed9 mei 2018 - 14:24

Al dat werk dient om de overheid aan de gang te houden. De keukentafel gesprekken van het zelfde laken en pak

Big guy Bane (4u)9 mei 2018 - 9:50

Wat je hier eigenlijk zegt is dat een grote overheid niet in staat is om efficiënt met tijd en geld om te gaan. Ik kan hier wel gaan pleiten voor een kleinere overheid, maar dan ben ik weer domrechts, extreemrechts of neoliberaal, wat dat dan ook mag betekenen. Even terug naar het begin. "Zo kreeg ik van een -niet nader te noemen- gemeente telefonisch de vraag om een offerte uit te brengen voor een communicatietraining aan een team, waarin het ging om beter omgaan met feedback" Het gaat hier toch om volwassen mensen, die, zoals in het artikel vermeld in het bezit zijn van een betaalde baan inclusief vakantiegeld, pensioen, arbeidsongeschiktheidsverzekering. Als een van die mensen niet tegen feedback kan dan geef je daar feedback over. En als ze daar niet tegen kunnen dan zeg je dat ze zich niet moeten aanstellen en ga je verder met je werk.

Minoes&tuin8 mei 2018 - 15:57

Men zorgt er binnen de overheid voor dat men een reden van bestaan, creëert. Je kunt jezelf zo heel 'gewichtig' maken en 'noodzakelijk' voor het 'proces'.

►3L8 mei 2018 - 13:23

Hester, ik hoop zo dat er ontzettend veel beleidsambtenaren van gemeenten dit lezen. Maar verder dan hoop kom ik niet.

Marc Marc8 mei 2018 - 11:14

Het grappige is dat de betreffende overheid eigenlijk in strijd met de gids proportionaliteit handelt die onderdeel uitmaakt van de aanbestedingswet. Voor kleine opdrachten waarbij de Rijksoverheid uitgaat van minder dan 50k, zou je in principe enkelvoudig onderhands (dus niet in concurrentie) uit moeten vragen. Dit is juist ter voorkoming van kosten aan de kant van de aanbestedende dienst en aan de kant van de inschrijvers. De aanbestedingsgekte betreft dus in dit geval een lokale overheid die aan bezigheidstherapie doet terwijl het volstrekt legitiem was om maar bij één leverancier een offerte op te vragen.

3 Reacties

Paddy38 mei 2018 - 20:50

Die grens ligt niet op 50k bij mijn weten, maar een stuk lager. Het loont overigens wel om meerdere offertes op te vragen. Ook bij kleine bedragen zijn er soms aanzienlijke verschillen.

0 Rapporteren

Paddy38 mei 2018 - 20:57

Ff gecheckt, beter eerst kunnen doen. Grens ligt inderdaad bij 50k, maar dit is geen harde grens. Als je verwacht dat de opdracht richting de grens gaat, kun je beter meervoudig onderhands doen. Sowieso kost even drie offertes opvragen niet super veel werk. En de verschillen kunnen best hoog zijn.

0 Rapporteren

Marc Marc9 mei 2018 - 4:18

Klopt, geen harde grens maar je moet je wel realiseren dat bij meervoudig onderhandse (MVO) procedures dezelfde beginselen van toepassing zijn als bij Europese aanbestedingen. Dat wil zeggen ondubbelzinnige duidelijke niet discriminerende specificaties, transparant in je beoordelingsmodel, gemotiveerd afwijzen. Gunningsmodel is in principe op economisch meest voordelige inschrijving tenzij je kan motiveren waarom een laagste prijs procedure op zijn plaats is. (bij laagste prijs vind ik MVO minder bezwaarlijk want dat kost gewoon minder tijd). Als je dat zorgvuldig doet gaan er nog wel wat uurtjes in een offertetraject zitten. Maar de regel is er niet alleen voor de overheid maar juist voor het MKB om ze niet onnodig op kosten te jagen. Wanneer je alle uren van alle betrokkenen optelt en daar een kostprijs aanhangt dan overstijgt dat vaak het mogelijke te behalen inkoopvoordeel, vandaar de regel.

0 Rapporteren

spoorsloper8 mei 2018 - 11:09

Die hele ambtenarij is een bureaucratisch gedrocht met grote aantallen 'hoogopgeleiden' die elkaar aan het werk houden en proberen zichzelf zo belangrijk mogelijk te maken, dit op kosten/ten koste van de belastingbetalende burger. Heb dat spelletje vaak genoeg meegespeeld en fakturen met een heel dik potlood geschreven, erst kommt dass Fressen...

badgast8 mei 2018 - 10:06

Dat is bijzonder. Natuurlijk is er de Europese regel dat bij uitgaven boven de (pakweg) 125000 euro een europese aanbesteding moet worden gedaan. Maar Europa regelt de zaken niet verder, en Binnenlandse Zaken heeft een instructie laten uitgaan dat bij bedragen tot 50.000 euro zelfs geen concurrentiestelling hoeft plaats te vinden, maar dat een *enkelvoudige* onderhandse aanbesteding volstaat (" Ik ken Jan en hij doet het voldoende goed voor pakweg 30k"). Bij hogere bedragen moet er wel concurrentiestelling plaatsvinden ("meervoudige onderhandse aanbesteding", oftwel, ik ken Jan, Piet en Klaas en ik vraag elk van hen om een offerte uit te brengen). De ratio daarachter is dat de ambtenaren die de selectie moeten uitvoeren ook tijd in de aanbesteding moeten steken. Voor je het weet geef je (door verstookte tijd van ambtenaren en inhuurkrachten) aan de aanbestedingsprocedure veel meer uit dan je aan besparing zou kunnen behalen op een totaalprijs tussen de 0 euro en 50k. Misschien een volgende keer de gemeente verwijzen naar de brochure van BZK?

NedBall938 mei 2018 - 9:21

Belachelijk inderdaad. Werk zelf ook met aanbestedingen, maar dan niet voor het werk van 1 dag. Wat een enorme wederzijdse verspilling. Lijkt bijna op werkverschaffing voor de gemeente zelf. Triester is nog dat het bij de echt grote aanbestedingen dan toch nog zo vaak fout gaat. Veel mis geweest met name binnen politie en defensie.

Henri Zwols8 mei 2018 - 9:14

Ik werk als gedetacheerd software ontwikkelaar. In de detachering is de aanbestedingen-gekte aan de orde van de dag. Veel bedrijven hebben raamwerkovereenkomsten met een broker die vraag dan uitzet bij detacheerders. Er is veel tussenhandel. De manager op de werkvloer wil gewoon die ene ontwikkelaar behouden of terug die ervaring met het product heeft. Ook wanneer die ontwikkelaar alweer naar een andere werkgever gejobhopt is. Dan krijg je: "Henri, mag ik je CV even? Ik moet een aanbesteding schrijven."

Middenman8 mei 2018 - 9:10

Heel herkenbaar. Ik ben eigenaar van een klein bedrijf en wij hebben besloten om hier niet meer aan mee te doen. Het lijkt zo mooi en eerlijk, maar na een hoop werk krijgt toch altijd de bevriende relatie de opdracht, vaak een ex-ambtenaar die voor zichzelf is begonnen. Deze mentaliteit bij overheden zorgt ervoor dat veel mensen aan het werk blijven die eigenlijk niets zinnigs te doen hebben; ze besteden hun tijd aan praten, documenten schrijven en nog een paar keer praten. Onlangs werden wij gevraagd om een voorstel te doen om een bepaalde groep mensen te bereiken in een gemeente via sociale media. Voor deze groep zijn er cursussen beschikbaar maar er wordt vrijwel geen gebruik van gemaakt. de ambtenaar vertelde dat er wel ieder jaar nieuw cursusmateriaal wordt besteld en ongebruikt opgeborgen in de kast, want het budget moet wel op natuurlijk. Ik heb ze geen voorstel gedaan, want ik zou me schamen om met zoiets geld te verdienen. Publiek geld welteverstaan. Geen borrelpraat over ambtenaren, gewoon harde praktijkervaring. En goedbedoelende gemeenteraadsleden hebben er helaas geen enkele grip meer op.

frankie488 mei 2018 - 8:01

Tja, ja, tijd = geld, en onbetaald werk hoort bij het modern ondernemerschap. Volgens de belastingdienst ook, dus om aan de urencriterium te kunnen komen, mag je ook de uren op het terrasje vandaag, die je niet aan je klanten in rekening kunt brengen meetellen!